Digitaler Rechnungseingangsworkflow in SAP S/4 HANA

Das Universitätsklinikum Würzburg zählt zu den wichtigsten medizinischen Zentren in Deutschland und nimmt als einziges Krankenhaus der Supramaximalversorgung in Unterfranken eine herausragende Stellung in der medizinischen Versorgung ein. Jährlich profitieren rund 350.000 Patientinnen  und Patienten von der intensiven interdisziplinären Zusammenarbeit in 19 Kliniken und mehr als 60 interdisziplinären Zentren. Das UKW steht für internationale Spitzenleistungen in Krankenversorgung, Forschung und Lehre sowie für innovative und sichere Diagnostik, Therapie und Prävention. Eine besondere Stärke der Universitätsmedizin Würzburg ist die enge und praxisorientierte Kombination von Klinik und Forschung zur sicheren Anwendung neuer Methoden. Gemeinsam mit der Medizinischen Fakultät ist das UKW eine der großen Ausbildungsstätten für Medizinerinnen und Mediziner in Deutschland. Die Verteilung von mehr als 70 unterschiedlichen Bereichen auf verschiedene Standorte innerhalb Würzburgs sowie die Beteiligung von bis zu 1.500 Personen am Rechnungsfreigabeprozess stellen das Klinikum vor besondere organisatorische Herausforderungen. Das UKW verarbeitet pro Jahr rund 150.000 Belege von etwa 9.500 unterschiedlichen Kreditoren. Das Ziel der Ausschreibung ist es eine zukunftsorientierte Lösung zur digitalen, medienbruchfreien Rechnungsverarbeitung und Workflowsteuerung in einer integrierten SAP-nahen Lösung zu erhalten, welche die bisherige Lösung Tangro IM (Invoice Management) und Tangro BWF (Business Workflow) bis spätestens 30.09.2027 vollumfänglich ablöst. Das System muss dabei sowohl einfache lineare Freigabeprozesse als auch komplexe, regelbasierte und mehrstufige Genehmigungsverfahren abbilden können. Wichtig ist hierbei die Anpassungsfähigkeit an gesetzliche Rahmenbedingungen, beispielsweise im Zuge der E-Rechnungspflicht, sowie die flexible Steuerung der Workflows bei organisatorischen Prozessänderungen. Das Universitätsklinikum Würzburg (UKW) setzt SAP S/4HANA als zentrales ERP-System und führende Systemplattform für die kaufmännischen Prozesse, insbesondere die Finanzbuchhaltung, ein. Im Rahmen der Rechnungsverarbeitung soll SAP S/4HANA grundsätzlich als führendes System dienen, in dem rechnungsbezogene Prozesse und Informationen - soweit fachlich und technisch möglich - zentral verarbeitet und revisionssicher nachvollziehbar abgebildet werden. Angeschlossene Systeme und Anwendungen sollen sich entsprechend in die bestehende SAP-Systemlandschaft integrieren und erforderliche Informationen an SAP S/4HANA übergeben bzw. daraus beziehen. Die Lösung ist in einem hybriden Betriebsmodell bereitzustellen. Funktionen zur Erfassung, Digitalisierung und Interpretation von Rechnungsbelegen können in der Cloud des Auftragnehmers erbracht werden. Weitere Komponenten werden auf der vom UKW bereitgestellten Serverinfrastruktur betrieben. Die weitere Verarbeitung einschließlich Prüfung, Kontierung, Genehmigungsworkflow und Buchung muss vollständig und integriert innerhalb des SAP-S/4HANA-Systems erfolgen. Die Lösung muss einen durchgängigen, medienbruchfreien Prozess gewährleisten und eine revisionssichere Nachvollziehbarkeit der rechnungsbezogenen Vorgänge ermöglichen. Die erforderlichen Schnittstellen und der Datenaustausch zwischen den Cloud-Komponenten, der lokalen Infrastruktur und SAP S/4HANA sind vom Auftragnehmer bereitzustellen und zu dokumentieren.